BSI C5 testiert • DSGVO & GoBD konform
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Simplify your DMS
Dokumente sicher speichern
Dokumentenmanagement ist für Unternehmen unerlässlich! Speichern Sie die Ihre wichtigen Dokumente in der Cloud. Verschlüsselt und nur für Sie sichtbar. Natürlich können Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen. Und über die Volltextsuche finden Sie jederzeit alles wieder.
- Ihre Dokumente sind immer da, wo Sie sind. Auf allen Geräten, die Sie benutzen. Arbeiten Sie einfach, wie Sie wollen und wo Sie wollen!
- Ändern Sie ein Dokument an einer Stelle und überall, wo Sie das Dokument benutzen, ist es automatisch aktuell.
- Alle Dateien werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Unberechtigte Dritte haben keinen Zugriff.
- Pro Nutzer stehen Ihnen 30 GB Speicherplatz im Teamspeicher zur Verfügung. (10 GB im Paket STARTER).
- Einzeldateigröße bis 10 GB möglich.
Filesharing
Dokumente teilen Sie im Team einfach per Klick. Mit Einzelpersonen oder Gruppen.
Wenn Sie ganze Sammlungen oder Ordner teilen, werden neu abgelegte Dokumente ganz automatisch freigegeben. Für maximale Information und Transparenz.
- Übersichtlich und einfach
- Sie sehen sofort, wer Zugriff hat
- Freigaben können Sie mit einem Klick entfernen
- 100% DSGVO konform
Filetransfer
Verschicken Sie einen Link auf eine Einzeldatei, eine Sammlung oder auf einen Ordner.
In der Vorschau können viele Dateiformate direkt im Browser angeschaut werden. Dank Versionierung sind verschickte Dokumente immer aktuell, auch wenn Sie sie nachträglich ändern.
Wenn Sie wünschen, legen Sie ein Datum oder eine Anzahl von Aufrufen fest. Nach Ablauf ist der Link automatisch ungültig.
- Übersichtlich und rechtssicher
- Verschicken Sie einen Link statt der Datei
- Löschen Sie den Link, erlischt der Zugriff
- Auf Wunsch passwortgeschützt
- 100% DSGVO konform
Finden statt suchen
Haben Sie schon mal eine Datei gesucht, aber der Dateiname wollte Ihnen nicht einfallen? Dateinamen wie "präsentation_bearbeitet_final-final2.pptx" erschweren das Auffinden der richtigen Version? Sie haben keine Ahnung, ob das Dokument im Ordner "Belege 2022" liegt oder doch im Projektordner unter "Rechnungen"?
Dann brauchen Sie eine Volltextsuche, ergänzt mit intelligenten Filtern!
In CenterDevice durchlaufen alle Dokumente beim Upload eine Volltexterkennung bzw. eine OCR. Das bedeutet für Sie: Wenn Sie ein Dokument in CenterDevice wiederfinden wollen, reicht ein Begriff oder ein Stichwort aus dem Inhalt, um das gewünschte Dokument in Sekunden zu finden!
Über Filter können Sie Ihre Suche nach verschiedenen Kriterien eingrenzen.
Elektronische Archivierung
Ihre Rechnungen sollten Sie wenn möglich digital aufbewahren und elektronisch archivieren. So können Sie Ihre internen Prozesse effizienter gestalten und sparen Zeit und Kosten. Außerdem ist bei der elektronischen Archivierung Ihrer Rechnungen gewährleistet, dass Sie alles direkt wiederfinden und Sie die gesetzlichen Anforderungen einhalten.
Im CenterDevice DMS sind Ihre elektronischen Belege und Dokumente GoBD konform gespeichert und rechtssicher archiviert. Über Ihr Smartphone oder Tablet können Sie von überall auf Ihre gespeicherten und archivierten Dokumente zugreifen. Digitale Rechnungen können Sie aus Ihrem E-Mail-Programm direkt ablegen. Massenscans mit Barcode-Split können direkt im Archiv abgelegt werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können Ihre Dokumente automatisch gelöscht werden.
Übersichtlich, einfach und rechtssicher!
Sicherheit ist Vertrauenssache
Bei CenterDevice sind Ihre Daten sicher! Wir setzen Prozesse und Techniken auf dem höchsten Sicherheitsniveau ein, um die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
Wir verschlüsseln einfach alles: Jedes Dokument und alle Metadaten. Immer. Wir übertragen verschlüsselt. Wir speichern verschlüsselt. Und jeder Verarbeitungsschritt bis hin zur Löschung passiert verschlüsselt.
Wir gehen für Sie noch einen Schritt weiter.
Ob wir wirklich tun, was wir versprechen, ist für Sie als Kunde nur schwer einzuschätzen. IT ist und bleibt eine Vertrauenssache. Aus diesem Grund lassen wir von externen, unabhängigen Experten die Umsetzung und Angemessenheit der hier beschriebenen Prozesse und Techniken regelmäßig nach dem C5 des BSI testieren. Es setzt eine ISO 27001 Zertifizierung voraus und prüft die Sicherheit eines Cloudproduktes. Der C5 ist für Cloudprodukte das derzeit wichtigste und umfangreichste Testat und wird vom BSI für alle Cloudprodukte, die von Bundesbehörden und -ministerien eingesetzt werden, vorgeschrieben.
Wiederkehrende Vorgänge automatisieren
Für Lesebestätigungen oder Genehmigungen können Workflows eingerichtet werden. Kombiniert mit den CenterDevice Regeln können Sie so wiederkehrende Vorgänge (z. B. einen Rechnungseingangsprozess) einfach digital abbilden. Für die Gremienarbeit, Vorstands-Protokolle o.ä. eignen sich besonders die Lesebestätigungen.
Im BUSINESS-Paket steht neben der Archivierung auch eine DATEV-Schnittstelle zur Verfügung, über die der Belegbilderservice zu DATEV Unternehmen online möglich ist.
